当一般纳税人收到普通费用发票时，他们需要按照一定的凭证制度和业务流程进行记账。首先，他们需要核对发票的准确性，确认收到的发票是否具有法律效力，核实发票的税种、税率与价税合计是否正确，购货方为不含税价格。其次，他们需要确认收付款信息，开票方和收票方的名称是否一致。接下来，他们需要录入凭证，首先录入购买和支付的凭证，然后对应凭证录入并统计减免税额，确认账户和科目。
在确认了以上信息后，纳税人需要确认税种、税率，确认应税项目、增值税销项税率或消费税，并根据发票计算税金。接着，他们需要核算会计分录，确定发生的费用和支出，准确录入会计分录。最后，他们需要填写税务报表，按照规定填报税务报表，完成税收申报。
发票是涉税纳税行为的中介证明，发票的基础是货物或服务的双方的收付款。发票的合法性不仅取决于发票的内容的准确性，还取决于发票的登记，开票和使用的程序是否达到发票的标准。发票记账是对发票的正确使用，确保发票的有效性的重要手段。只有正确的账务处理手续，发票才能起到真正的记账作用，有效地保障企业的税收减免和现金流。